Как всё успевать и при этом оставаться расслабленным: правила Марка Андриссена

Марк Андриссен — американский инженер и инвестор, один из «пяти пионеров интернета» и основатель корпорации Netscape Communications. Эта статья написана им в 2007 году, но не утратила актуальности и по сей день.

Как добиться максимальной продуктивности? Меня всегда занимал этот вопрос. Перелопатив массу соответствующей литературы, я решил составить собственное руководство.

Для меня все нижеописанные приёмы работают как одно целое, но для вас, скорее всего, будет по-другому. Возможно, вы найдёте среди них парочку полезных идей (из числа тех, что я сам списал у других). Если так — то я уже не зря старался!

Итак, поехали:

Первый пункт: откажитесь от расписания.

«Да ты чокнутый!» — скажете вы.

Но я совершенно серьёзен. Если у вас это получится (а есть такие структурированные профессии, в которых это невозможно), то один лишь этот совет заметно повысить вашу продуктивность.

Под отказом от расписания я имею в виду: не соглашайтесь ни на какие встречи, приёмы и дела, назначенные на конкретное время в будущем.

Это значит, что вы в любое время сможете заниматься тем, что для вас важнее или интереснее всего.

Хотите весь день писать исследовательский отчёт? Вперёд!

Хотите весь день кодить? Вперёд?

Хотите весь день сидеть в кафешке и читать книгу про повышение продуктивности? Вперёд!

Когда кто-то звонит или пишет со словами: «Давайте встретимся во вторник в 15:00», правильный ответ звучит так: «У меня нет расписания на этот год, поэтому я не могу ничего обещать, но позвоните мне во вторник в 14:45, и если у меня будет возможность, я с вами встречусь».

А если это очень важно, скажите: «Знаете что, давайте встретимся прямо сейчас».

Понятно, что это работает, только если вам простят такое поведение. Если у вас структурированная работа или чёткий график, если вы директор фирмы — то такое вряд ли прокатит.

Но если есть такая возможность, используйте её: это повысить вашу производительность больше, чем любая другая тактика.

Эту идею я взял из книги «Эффективный беспорядок», в которой рассказывается, как отсутствие чёткого графика помогло Арнольду Шварценеггеру стать кинозвездой, политиком и бизнесменом в последние 20 лет.

Хотите встретиться с Арнольдом? Конечно, заходите! Он примет вас, если сможет. Но сначала лучше позвоните. Извините, заранее он встречи не назначает.

В результате он уже 20 лет имеет возможность работать над тем, что считает самым важным в данный период времени.

Когда Арнольд решил выдвинуть свою кандидатуру на пост губернатора Калифорнии, он развил такую бурную деятельность, что выиграл с огромным перевесом. В книге говорится, что этим он обязан свободному графику, благодаря которому мог посвящать всё время своей политической карьере, не заботясь о посторонних делах и обязательствах.

Если вы когда-нибудь в жизни вели относительно упорядоченное существование — например, работая в офисе с чётким графиком работы, собраний и т. д. — то знаете, что нет большего облегчения, чем посмотреть в календарь и увидеть свободное время на недели вперёд, ведь это возможность делать дела в том порядке, в каком вам хочется.

Это ещё и значительно ускоряет рабочий процесс — что тоже очень важно.

В этом году я начал экспериментировать с этой тактикой, что может подтвердить всякий, кто пытался пригласить меня на встречу или конференцию. И у меня нет слов, чтобы описать, насколько мне стало лучше. У меня стало гораздо больше времени, чтобы заниматься по-настоящему важными делами — в моём случае это две компании, некоммерческие организации и прекрасная жена.

Что ещё хорошо в этой тактике — это то, что не обязательно идти по пути «всё или ничего»; в моём календаре неизбежно появляются какие-то дела, от которых не отвертеться. Это совсем не мешает найти золотую середину между «надо» и «можно, но у меня нет расписания».

Ведите три (и только три!) списка: «Дела», «Напоминания» и «На потом».

Если вы любитель списков, этот пункт для вас самый важный.

В список «Дела» вносите всё, что «надо» сделать: обязательства, обещания, неотложные задачи. Это должен быть один список, возможно, разделённый по времени (сегодня, на этой неделе, на следующей неделе, в следующем месяце).

В список «Напоминания» вносите всё, что вам надо будет уточнить, узнать, не забыть, вспомнить, обсудить с кем-то в будущем и т. п.

В список «На потом» вносите всё остальное: всё, что вы хотите или захотите делать, когда будет время и возможность.

Если что-то не относится ни к одному из трёх списков, это не имеет значения.

Каждый вечер перед сном берите карточку и пишите на ней 3–5 вещей, которые сделаете на следующий день.

А на следующий день делайте их.

Я перед сном сажусь за стол, открываю свой список «Дела» (который я веду в Microsoft Word по старой привычке) и выбираю 3–5 дел на завтра. Я выписываю их на карточку, выкладываю её на видное место и ложусь спать. На следующий день я из кожи вон лезу, чтобы выполнить эти дела. Если получается, день был успешный.

Энтузиасты продуктивности скажут вам, что это один из самых действенных способов.

Как только это войдёт у вас в привычку, вы начнёте осознавать, как много у вас было дней, когда за весь день вы не делали 3–5 важных/нужных/существенных вещей.

А затем в течение дня на обороте карточки составьте список «Антидела».

Это не настоящий список. И название специально издевательское.

Вот что надо делать: каждый раз, сделав что-то (что угодно!) полезное в течение дня, заносите это в список «Антидел».

То есть всякий раз, когда вы что-то делаете, вы это записываете и ощущаете прилив эндорфинов, как та мышь, что нажимает на кнопочку в клетке и получает кусочек корма.

А в конце дня, прежде чем подготовить карточку на завтра, посмотрите на сегодняшнюю карточку со списком «Антидел» и порадуйтесь тому, сколько всего вы успели.

Затем порвите её и выкиньте.

Ещё один продуктивный день!

Я обожаю этот приём: возможность, так сказать, делать зарубки на каждое своё достижение, записывая всё сделанное в список «Антидел», вызывает у меня ощущение невероятной продуктивности и эффективности. Гораздо большее, чем если бы я сделал всё то же самое, но не записал.

Плюс сами знаете, как оно иногда бывает: весь день суетишься, что-то делаешь, с кем-то общаешься, куда-то звонишь, отвечаешь на письма, заполняешь документы, а потом приходишь домой без сил и думаешь: «И что я сегодня сделал?»

Ответ — в вашем списке «Антидел».

Структурированная прокрастинация.

Это отличный трюк.

Он придуман гениальным Джоном Перри, профессором философии из Стэнфорда.

На его сайте к описанию структурированной прокрастинации даже прилагается снимок его самого, где он прыгает через скакалку из водорослей на пляже, пока работа стоит. Шикарно!

Суть структурированной прокрастинации вот в чём: не надо бороться со своей склонностью к прокрастинации — обратите её на пользу себе, чтобы больше успевать.

Итак, в течение дня обычно возникают какие-то дела, которых вы не делаете из-за прокрастинации.

Так вот: делайте другие дела по ходу прокрастинации!

Как говорит Джон: «Список дел у вас в голове обычно упорядочен по степени важности. Самые срочные и важные дела идут первыми. Но ниже по списку тоже значатся вполне нужные дела. Выполнение этих дел становится способ не выполнять дела из начала списка. При такой правильной структуре задач прокрастинатор превращается в полезного гражданина. Более того, он может даже обрести репутацию человека, который доводит дела до конца (как я, например)».

Статья Джона стала для меня одним из важнейших откровений в жизни.

Например, я ненавижу говорить по телефону. Ненавижу. Обожаю писать мейлы, люблю общаться лично (иногда), но звонить по телефону — терпеть не могу.

У меня получается сделать столько всего, лишь бы только не совершать необходимый телефонный звонок, что мне самому с трудом верится!

Между прочим, именно этим я сейчас и занимаюсь.

Ещё одна ключевая тактика из двух слов: стратегическая некомпетентность.

Лучший способ гарантировать, что вас никогда больше не попросят сделать какую-то вещь, — это сделать её из рук вон плохо в первый раз.

А ещё лучше — прямо сказать, что у вас ничего не выйдет. Говорите это уверенным тоном, не отводя глаз — и скорее всего, над вами сжалятся.

При этом предполагается, конечно, что есть какие-то другие, более важные области, в которых вы вполне компетентны.

Будем надеяться!

Организация корпоратива, рассылка факсов, общение со страховыми агентами, переписывание текстов простым языком… список дел, в которых можно проявить стратегическую некомпетентность, поистине бесконечен.

Разбирайте электронную почту ровно два раза в день: скажем, с самого утра и в конце рабочего дня.

Выделите полчаса или сколько вам надо, но в остальное время не открывайте почтовый ящик и отключите уведомления.

Если кому-то нужно связаться с вами настолько срочно, что он не может подождать до вечера или завтрашнего утра, пусть звонит, посылает гонца, зажигает дымовой сигнал или придумывает ещё что-то.

Вероятнее всего, он просто найдёт кого-нибудь другого для выполнения столь неотложной задачи.

(Если вы переписываетесь с женой или близкими родственниками по имейлу в течение дня, то заведите для этого отдельный аккаунт и держите его открытым весь день, но основной аккаунт держите закрытым. И никогда не давайте личный адрес никому постороннему — даже начальнику.)

Отвлекаясь на мейл всего дважды в день, вы гораздо эффективнее используете остальное время.

Проблема с электронной почтой в том, что получение письма провоцирует вышеупомянутый выброс эндорфинов (помните мышку, которая жмёт на кнопочку?).

Написание ответа на письмо вызывает ту же реакцию.

Гормон удовольствия попадает в неокортекс, и вы удовлетворённо выдыхаете с чувством выполненного долга.

Когда вы работаете, не закрывая электронный ящик, вы отрываетесь от работы всякий раз, когда вам приходит письмо, чтобы ответить на него и почувствовать прилив удовольствия.

Но на самом деле вы только дробите своё время, нарушаете поток мысли и рассредоточиваете внимание, что не позволит вам качественно поработать.

Этот пункт — из разряда «легко сказать». Конечно, он невыполним, если проект требует постоянно оставаться на связи в течение дня (особенно когда речь идёт о крупных суммах и важных сделках).

Лично я пытаюсь снизить свою частоту проверки имейла хотя бы до 5–6 раз в день.

Разбирая мейлы, делайте это следующим образом:

Во-первых, завершайте каждую из двух ежедневных почтовых сессий с пустым ящиком.

Не знаю, как вам, но мне очень сложно сосредоточиться на делах, когда я знаю, что у меня в папке «входящие» лежат непрочитанные/неотвеченные письма.

Порыв вернуться к почтовому ящику практически непреодолим.

(Судя по всему, у меня серьёзная зависимость от эндорфинов.)

Во-вторых, разбираясь с письмами, либо отвечайте на них, либо перемещайте в папки, пока папка «входящие» не будет совершенно пустой.

Отказ от расписания здесь очень помогает (если есть возможность, конечно) — на многие письма можно просто ответить: «Извините, у меня нет расписания на этот год, ничего обещать не могу».

В-третьих, письма, посвящённые текущим рабочим задачам или срочным вопросам, отправляются во временные папки или в папку «Срочное».

В этой папке можно хранить только по-настоящему важные прямо сейчас дела.

Затем используйте эти папки, разбираясь с хранящимися в них письмами, когда будете работать над соответствующими проектами в течение рабочего дня.

В-четвёртых, помимо временных срочных папок, держите только три постоянных мейл-папки: «Актуальное», «На потом» и «Архив».

Все мейлы, с которыми вам точно придётся иметь дело снова — например, письма, в которых кто-нибудь обязуется что-то сделать, и вам надо об этом не забыть, чтобы по необходимости напомнить, — отправляются в «Актуальное».

Мейлы, которые вы хотите внимательнее прочитать, когда будет больше времени, отправляются «На потом».

Всё остальное — в «Архив».

Время от времени прочёсывайте все «срочные» папки и перемещайте оттуда всё, что можно, в «Архив».

(Точно так же стоит поступать и с папкой «Актуальное»: большинство из этих писем вы никогда больше не откроете. Честно говоря, то же самое относится и к папке «На потом».)

Вот и всё.

Это достаточно удобно, ведь современные почтовые клиенты имеют простую в использовании функцию поиска (большинство из них, по крайней мере; да и вообще, переходите на Gmail), что сортировать файлы по десяткам разных папок нет никакой нужды.

Конечно же, вам могут понадобиться какие-то дополнительные постоянные папки для важных документов (контрактов, медицинских справок и т. д.), но это лишь исключения, которые не должны влиять на общее правило.

Не отвечайте на звонки.

Используйте голосовую почту, проверяйте её каждые несколько часов и перезванивайте всем сразу.

Скажем, дважды в день.

В наше время мобильные телефоны настолько доступны, что лучше всего завести два номера: один для друзей, близких, начальника и парочки коллег, а второй — для всех остальных.

Отвечайте на звонки первого, но не второго.

Спрячьтесь в наушниках.

Один из лучших и самых простых способов не отвлекаться на рабочем месте — надеть наушники.

Почему-то люди гораздо менее охотно отрывают от работы человека в наушниках, чем человека без них.

Отличный вариант: зачастую кто-то направляется к вам, начинает что-то говорить, потом замечает наушники, извиняется (преувеличенно двигая губами) и уходит!

Прекрасно! В половине случаев коллеги вполне могут обойтись без вашей помощи, а в остальных случаях пусть пишут мейл, который вы прочитаете вечером в ходе своей второй «почтовой сессии».

А самое классное — вам вовсе не обязательно что-то слушать.

Можете даже не подключать наушники.

Не буду разглагольствовать на тему раннего вставания, позднего укладывания и прочих режимных штук, потому что все люди разные.

Лично я постоянно мечусь между совой (99% времени) и жаворонком (1% — постараюсь довести до 2%).

Но чтобы день был хороший, продуктивный и приятный, соблюдайте одно правило: когда бы вы ни проснулись, сядьте и спокойно позавтракайте.

Это служит двум целям.

Во-первых, придаёт вам сил. Множество исследований показывают, что завтрак — таки да, важнейший приём пищи. Он необходим для получения заряда энергии, чтобы вы могли работать в течение дня, а также для поддержания формы и похудения. (Те, кто не завтракает, обычно съедают больше в обед.)

Во-вторых, завтрак даёт возможность спокойно собраться с мыслями, эмоционально и психически подготовившись к грядущему дню.

Это одинаково хорошо работает, когда вы завтракаете с детьми, супругами или в одиночку.

Лично я считаю, что есть смысл постараться лечь спать пораньше, чтобы иметь возможность выделить 45 минут или даже час на завтрак с утра.

Соглашайтесь на новые обстоятельства только тогда, когда согласны и умом, и сердцем.

Это совет великого Роберта Эванса.

Очень часто вас просят в чём-то поучаствовать — в новом проекте, благотворительном начинании, светском мероприятии — и ваш ум говорит «да», а сердце говорит «нет», после чего ваш рот говорит «да».

В итоге вы обнаруживаете, что завалены кучей дел, на которые почему-то сочли нужным согласиться, хотя вам совсем этого не хотелось.

И все эти дела отвлекают вас от дел действительно важных.

Бесят, раздражают, выводят из себя и портят настроение.

(Стоп, это я уже проецирую.)

По моему опыту, требуется время, чтобы понять разницу между «согласием умом» и «согласием сердцем».

Мне кажется, ключ в ощущении предвкушения.

Если вы чувствуете прилив адреналина (в хорошем смысле), когда думаете об этом, значит, сердце даёт согласие.

Кстати, из этого следует, что если ум говорит «нет», а сердце — «да», то рот тоже должен говорить «да» :-).

Но не когда ум говорит «да», а сердце — «нет».

Делайте то, что любите.

Как вы уже, наверное, поняли, большинство описанных здесь приёмов дают возможность максимально освободить себя для того, чтобы следовать своим основным интересам — и мечтам.

Если большую часть времени вы не заняты любимым делом, но у вас есть какая-то личная свобода и гибкость, то вы можете это изменить.

И речь идёт не о том, что вы теоретически любите делать, а лишь о том основном, что вы любите делать практически.

Вот и всё!

Примечания в ответ на комментарии читателей:

Оказывается, Роберт Бенчли писал о структурированной прокрастинации ещё в 1949 году! Отличное эссе, всем рекомендую.

Самые резкие реакции вызвала моя теория отказа от расписания. Я продолжаю на ней настаивать, но всё же уточню пару нюансов.

Во-первых, несомненно, у многих людей есть рабочие и прочие обязательства, которые не позволяют отказаться от расписания. По крайней мере полностью. А многим искренне нравится, когда в жизни всё расписано наперёд, так что им этот приём не подойдёт.

Но если ваша первая реакция была «вот бы мне так!», возможно, вам стоит пересмотреть свой подход к карьере.

Могу сказать по своему опыту, что излишняя структурированность в сочетании с ощущением, что ты ничего не успеваешь сделать, — совершенно негодный способ профессионального развития, да и удовлетворения от работы так не получишь.

Во-вторых, я не советую использовать этот подход в личной жизни :-).

Что касается другого пункта — ежевечернего записывания 3–5 дел, которые надо сделать завтра, — то некоторым он показался слишком примитивным.

Может быть, у кого-то это по-другому, но у меня очень много раз бывало, что вечером я прихожу домой и не могу понять, что я сделал в течение дня, хотя вроде весь день работал.

А ещё у меня много раз бывало, что передо мной лежит огромный, чётко структурированный список дел из 100 пунктов, а я смотрю на него в оцепенении и бездействую (или, скорее, занимаюсь структурированной прокрастинацией).

Так что день, когда у меня получилось сделать 3–5 конкретных, видимых дел вдобавок ко всем остальным заботам, — это отличный день.

Несколько человек спросили, почему бы мне просто не использовать систему GTD («Как привести дела в порядок» — система тайм-менеджмента Дэвида Аллена).

GTD, конечно, вдохновляет, но на практике этот метод представляется мне чудовищно сложным. По крайней мере если вы работаете от проекта к проекту (а не на структурированной должности типа менеджера или начальника отдела продаж).

Для меня организационная система, которая сама по себе требует кучи времени, уже не оптимальна. Гораздо лучше, по-моему, сосредоточиться на отсечении всего лишнего и освободить как можно больше времени для самого важного.

Спасибо за внимание!